用 PowerPoint 演示动态数据透视图

市场部要开一个关于互联网调查情况的会议，有关调查资料已经准备完毕，收集了大量的原始数据，存放在 Excel 工作簿中，如图 1 所示。为了便于在会议中分析和展示数据，市场部的小孙整理了大量的 Excel 图表，然后复制到 PowerPoint 演示文稿中。这一过程耗费了很多时间。尽管小孙知道可以利用 Excel 数据透视图表快速分析数据，但由于在 PowerPoint 中放映图表时通常演示的都是静态的图表，大量的复制粘贴工作依然不可避免。

图 1 存放在 Excel 工作簿中的原始数据

其实，可以在 PowerPoint 中加入数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像在 Excel 中控制数据透视图表一样方便。 为了能实现这样的功能，首先需要在 Excel 工作表中，选中待分析的数据区域，并在"名称"框中输入此区域的名称，例如"调查结果"，并按【 Enter 】键确认。如果不设置名称，将无法在 PowerPoint 中调用此区域的数据。 在 PowerPoint 演示文稿中新建一张空白幻灯片。在菜单中选择【视图】 | 【工具栏】 | 【控件工具箱】命令，显示"控件工具箱"工具栏，如图 2 所示。在"控件工具箱"中单击右下角的"其他控件"按钮，显示更多控件。选择" Microsoft Office Chart 11.0 "，这是一个数据透视图控件（如果选择" Microsoft Office PivotTable 11.0 "，则选择的是数据透视表控件，二者的用法类似）。

图 2 选择"其他控件"中的内容

在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择【 Microsoft Office Chart 11.0 对象】 | 【命令和选项】命令，如图 3 所示。这时将显示对话框，如图 4 所示，选择"显示 / 隐藏"选项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。

图 3 画出控件并设置控件

图 4 设置可显示和查看的内容

设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择【 Microsoft Office Chart 11.0 对象】 | 【编辑】命令，如图 3 所示。这时将显示对话框，如图 5 所示。在这里可指定控件所对应的数据来源。如果数据量不大，可以选中"在一张数据表中输入的数据"，并立即输入数据。如果数据已经存放在 Excel 工作簿中，可选中"一个数据库的表或查询"。对于本例显然要选择后者。

图 5 选择数据来源

单击【连接】按钮，显示"数据明细"设置，如图 6 所示。

图 6 数据明细

单击【编辑】按钮，显示"选取数据源"对话框，如图 7 所示。

图 7 选取或新建数据源

第一次设置数据源时，需单击【新建源】按钮。以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件（ .odc ）。单击【新建源】按钮后，显示"数据连接向导"对话框，如图 8 所示。

图 8 选择数据源类型

选择" ODBC DSN "，并单击【下一步】按钮。显示连接 ODBC 数据源设置，如图 9 所示。

图 9 选择 ODBC 数据源

选择" Excel Files "，并单击【下一步】按钮。在所显示的对话框中，选择存放数据的 Excel 工作簿文件，如图 10 所示。

图 10 选择 Excel 工作簿文件

单击【确定】后，将显示出 Excel 工作簿中的名称"调查结果"，该名称对应工作表中的数据区域。

图 11 选择工作簿中的名称

单击【下一步】按钮，为数据源起名并保存数据源文件，如图 12 所示。

图 12 为数据源起名并保存数据源文件

单击【完成】按钮，返回到如图 7 所示的对话框，并自动选中刚保存的数据源文件。此时单击【打开】按钮，即可返回到如图 6 所示的对话框中。 在如图 6 所示的对话框中单击"类型"选项卡，可选择图表类型，如图 13 所示。本例选择柱形图中的"簇状柱形图"。

图 13 选择图表类型

至此，幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成。在如图 13 所示中单击对话框右上角的"关闭"按钮，结束设置。

令人神往的图表动态演示要在放映幻灯片时才能使用。第一次放映幻灯片时，图表中将是空白的，此时进行设置，即可在以后放映时立即显示图表。在顶端的工具栏中单击"字段列表"按钮，显示图表字段列表，如图 14 所示。

图 14 显示字段列表

现在，可以像在 Excel 中一样，将待分析字段拖动到图表当中。

以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析。

在如图 14 所示的图表中，将"地区"字段拖动到"将筛选字段拖至此处"标识处，将"年龄"字段拖动到"将分类字段拖至此处"标识处，将"调查日期"字段拖动到"将系列字段拖至此处"标识处。最后，再次拖动"年龄"字段至中间图表区域，这次是对"年龄"字段进行统计计算。得到的图表如图 15 所示。

图 15 添加分析字段后的数据透视图

这样的图表是不便于分析的，必须进一步设置。

首先，图表中的计算应该用"年龄的计数"，而不是求和。在"年龄的和"上单击右键，选择【自动计算】 | 【计数】。

其次，年龄分类轴的坐标是按每个年龄划分的，应改成按年龄段划分。在"年龄"上单击右键，选择【命令和选项】命令，显示对话框，如图 16 所示，选择"筛选和分组"选项卡。设置"项目分组依据"为"数值间隔"，设置"间隔"为 10 ，"起始于"为 10 ，表示每隔 10 岁分为 1 组，从 10 岁开始分组。关闭对话框后，分类轴的坐标将发生改变。

图 16 对"年龄"分组

对于"调查日期"，同样可以设置分组。如果不分组，将显示每个日期的数据。现在希望对比各年的情况，因此可在"调查日期"上单击右键，选择【命令和选项】命令，显示对话框，如图 17 所示，选择"筛选和分组"选项卡。在"项目分组依据"中可选择"年"，将"间隔"中设置为 1 。

图 17 对"调查日期"分组

分组设置完毕，再在顶部工具栏中单击"显示 / 隐藏图例"按钮。现在的数据透视图变得非常漂亮了，如图 18 所示。

图 18 设置完毕的数据透视图

利用数据透视图中的"地区"、"调查日期"和"年龄"按钮，就能任意筛选和比较各种情况下的数据了，与在 Excel 中进行分析完全一样。例如，可以在"地区"中选择"华北"，只显示华北地区的年龄统计结果。 此外，还可以随时调整图表中显示的内容。例如，如果年龄分析结束后，要分析性别，可在如图 18 所示的图表中，将"年龄"拖动到图表之外，这样即可从图表中删除这一字段。再从"字段列表"中，将"性别"字段拖动到分类字段位置处，即可立即得到性别的统计图表，如图 19 所示。

利用" Microsoft Office Chart 11.0 "和" Microsoft Office PivotTable 11.0 "控件，可实现数据透视图表的动态分析。更重要的是，这是在放映幻灯片时，在幻灯片中进行的动态数据分析。在幻灯片中加入数据透视图表控件，大大减轻了图表准备的工作量，并使得内容的演示更为生动精彩。

图 19 改变图表中的分析字段