确保财务数据的准确性

数字的准确度在财务人员的工作中显得尤为重要，可是人工输入时，往往会因为各种原因造成错误，那么怎样避免这些错误数字呢？可以使用 Excel 中的"数据有效性"功能来控制问题的发生，当有错误的数字出现时，它会提醒输入者检查自己的输入。

例如在这个公司中，员工的"基本工资"一般不会高于 6000 元，也不会低于 600 元，那么通过数据有效性的验证，就可以避免超过上界和低于下界的错误数据。具体的操作步骤如下：

（ 1 ）选中"基本工资"列中的单元格，然后执行菜单栏【数据】 | 【有效性】命令，打开"数据有效性"对话框。

（ 2 ）选择"设置"选项卡，在"允许"下拉列表中选择"整数"选项，在"数据"下拉列表中选择"介于"选项，在"最小值"文本框中输入" 599 "（因为下界是 600 ），在最大值文本框中输入" 6000 "，并选择"忽略空值"选项，如图 1 所示。

图 1 设置有效性条件

（ 3 ）单击"输入信息"标签，打开"输入信息"选项卡，选择"选定单元格时显示输入信息"选项，在"标题"文本框中输入"输入规定"，在"输入信息"文本框中输入"基本工资金额不能大于 6000 或小于 600 。"，如图 2 所示。

图 2 设置输入时的提示信息

（ 4 ）单击"出错警告"标签，打开"出错警告"选项卡，选择"输入无效数据时显示出错警告"，从"样式"下拉列表中选择"停止"选项，在"标题"文框中输入"输入错误"，在"错误信息"文本框中输入"请输入 600~6000 的数据"，如图 3 所示。

图 3 设置出错警告

（ 5 ）设置完成后单击【确定】按钮，返回"工资表"中。此时，如果选定"基本工资"列中的某个单元格，便会有提示语句出现，如图 4 所示。通过提示语句可以帮助输入者正确地进行输入。

图 4 输入信息提示

而如果工资表的编制者在单元格中输入一个错误数据，例如" 8000 "，当单击其他单元格时，便会出现"输入错误"对话框，如图 5 所示。

图 5 出错警告

单击【重试】按钮，重新进行单元格数据的输入，而单击【取消】按钮则取消之前数据的输入。通过这样的方式，可以有效地限制用户在"基本工资"列中数据的输入，避免了输入时一时大意出现的错误。