自动化保管文件的不同版本

行政助理经常会遇到这样的情况：一篇文档修改了很多遍，每修改一次就要另存为一个文件名，结果改来改去，自己都不知道哪一个文档是最新的版本了。其实，利用 Microsoft Office 可以很好地控制和管理文件的版本。

在 Microsoft Office 中，行政助理可以利用 Word 为相同的文档保存多个版本，以便记录对文档更改的"快照"。在保存版本时， Word 只会保存各个版本之间存在的区别，而不是保存每个版本的整个副本。这样做不仅可以节省大量的磁盘空间，而且也方便对文档进行管理。当保存了文档的各个版本之后，可以对文档的早期的一些版本进行审阅、打开、打印和删除等常规性的操作。

保存文档版本的方法有以下几种：

�         手动保存版本。当需要保存文档当前状态的"快照"时，可以随时保存文档的一个版本。例如，可以在送交审阅时保存一个版本，合并审阅修订后再保存另外一个版本。

�         每次关闭文档时自动保存一个版本。可以让 Word 在每次关闭文档时自动保存一个版本。如果用户需要记录文档修订的作者和时间（例如对于公文），则这项功能非常有用。

�         将版本保存为独立文件。在一个文件中保存了同一文档的多个版本后，在以下两种情况下，可以将某个版本保存为独立的文件：

o         当送交审阅的文档中包含多个版本，但只需发送最新的或特定的版本时。这样可以防止审阅者打开文档的早期版本。

o         如果要将文档的某个早期版本与当前版本进行比较。使用【比较文档】命令只能比较独立的文件。

手动保存文档的当前版本

要使用 Word 中的版本保存文档的当前状态，可以执行如下的操作步骤：

（ 1 ）选择菜单中的【文件】 | 【版本】命令，此时系统将打开如图 1 所示的对话框。

图 1 保存文档版本

（ 2 ）单击【现在保存】按钮，随即系统将打开如图 2 所示的"保存版本"对话框，提示用户输入版本备注信息。

图 2 "保存版本"对话框

（ 3 ）在"版本备注"输入框中，输入关于正在保存的版本说明，并单击【确定】按钮退出该对话框。

提示：因为正在将文档的版本存档，所以不能再返回并修改该文档已保存的版本。要修改一个早期版本，必须先打开该版本，并使用"另存为"命令将其保存为一个独立文件。

自动保存文档的版本

如果您感觉手工保存文件的版本比较麻烦，还可以启用 Word 中的自动保存文件版本功能。要打开文档的自动保存版本功能，可以执行如下的操作步骤：

（ 1 ）选择菜单中的【文件】 | 【版本】命令，打开"版本"对话框。

（ 2 ）选中"关闭时自动保存版本"复选框。

（ 3 ）单击【关闭】按钮。

这样 Word 在每次关闭文档时都会自动保存一个版本。如果在第（ 2 ）步中清除"关闭时自动保存版本"复选框，则可以关闭文档自动保存版本功能。

将版本保存为独立文件

虽然在一个文件中保存了多个版本，但是这些版本也是可以作为独立的文件保存，操作步骤如下：

（ 1 ）选择菜单中的【文件】 | 【版本】命令，打开"版本"对话框。

（ 2 ）从列表中选择要保存为独立文件的文档版本。

（ 3 ）单击【打开】按钮，至此，完成了打开文档早期版本的工作。

（ 4 ）选择菜单中的【文件】 | 【另存为】命令，在"文件名"文本框中输入一个文件名，然后单击【确定】按钮。

审阅文件的版本信息

当您保存了文件的多个版本信息后，还可以审阅文档的版本信息，操作步骤如下：

（ 1 ）选择菜单中的【文件】 | 【版本】命令，打开"版本"对话框。

（ 2 ） Word 可以显示文件的每个版本的保存日期和时间、每个版本保存人的姓名和备注信息。最新的版本出现在列表顶部。

（ 3 ）要查看某个版本的完整备注，请选择该版本，然后单击【查看备注】按钮，打开如图 3 所示的"查看备注"对话框，在该对话框中显示了此版本的完整备注信息。

图 3 查看版本的备注信息

另外，在"版本"列表中，选择一个版本的文档，然后单击【打开】按钮，就可以将文档的不同版本同时打开，如图 4 所示，用户可以进行进一步的比较。

图 4 同时打开两个版本的文档

删除文档中的一个或多个版本

如果要删除文档中的一个或多个版本，可以执行如下的操作步骤：

（ 1 ）选择菜单中的【文件】 | 【版本】命令，打开"版本"对话框。

（ 2 ）选中要删除的文档版本，如果要选择多个版本，按住〖 Ctrl 〗键进行选择，如图 5 所示。

图 5 同时选择多个文档版本

（ 3 ）单击【删除】按钮删除所选择的版本。